RPA in Action: Ein Softwareroboter für schnelle Controlling-Reports

Situation vor der Prozessoptimierung:

Das Management eines Kunden musste fortwährend Anfragen an die Mitarbeiter der Finanz-und Controlling-Abteilung stellen, um standardisierte Reports über die aktuelle Geschäftssituation zu erhalten. Schnell wurden in kürzester Zeit immer mehr Reports (ca. 20 Reports pro Woche) benötigt. Zugleich standen in der Controlling-Abteilung aufgrund vieler Überstunden deutlich weniger Ressourcen zur Verfügung. Der Kund entschied, diesen Prozess mittels eines „Reporting-Roboters“ zu optimieren.


Umsetzung und Vorteile der RPA-Lösung:

Im Rahmen eines agilen Projektmanagements konnte in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden innerhalb weniger Wochen eine anwendungsübergreifende RPA-Lösung entwickelt und kostensparend implementiert werden.

Nachdem der Anwender über eine Selektionsmaske die Kennzahlen und Parameter für den Report bestimmt hat, beschafft sich der Softwareroboter vollautomatisiert die Daten aus SAP und anderen Tools. Der Roboter bereitet diese Informationen anschließend in tabellarischer und grafischer Form in Excel auf und versendet den erstellten Report als E-Mail. Die Vorteile der RPA-Lösung spiegeln sich vor allem in der schnellen Ausführung und der permanenten Verfügbarkeit des „Reporting-Roboters“ wider. Parallel dazu konnten die Mitarbeiter der Finanz- und Controlling-Abteilung entlastet und eine ganzheitliche Prozessoptimierung erzielt werden


Die Kundenmeinung zur RPA-Lösung:

„Vor dem Monatsabschluss ist vor dem Quartalsabschluss und dieser ist wiederum vor dem Jahresabschluss. Gerade in Urlaubszeiten und Krankheitsphasen bewährt sich der Roboter und schafft Freiraum für Werthaltiges.“

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